Politica de confidențialitate

​

Politica de confidențialitate privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește
prelucrarea datelor cu caracter personal pentru site-urile web aflate în proprietatea TotalSoft
 

1. INTRODUCERE

TotalSoft acordă importanța cuvenită protecției datelor dumneavoastră cu caracter personal și vă respectă viața privată pe toate site-urile pe care le are în proprietate și le gestionează.
Această politică de confidențialitate privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către TotalSoft respectă cerințele Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor).
Prezenta politică de confidențialitate acoperă toate site-urile aparținând TotalSoft.
Puteți naviga pe aceste site-uri fără a furniza date cu caracter personal.  Cu toate acestea, în situații cum ar fi: pentru a răspunde unei solicitări/reclamații a dumneavoastră sau pentru a lua în considerare aplicația dumneavoastră pentru unul dintre job-urile disponibile în cadrul companiei TotalSoft SA, vi se pot solicita sau este necesar să transmiteți către noi, în anumite cazuri, informații care intră în categoria datelor cu caracter personal, aceste informații fiind furnizate în mod voluntar de către dumneavoastră.
Prezenta politică de confidențialitate se aplică acelor date cu caracter personal colectate de site-urile gestionate de către TotalSoft, iar pentru aceste date veți găsi informații mai detaliate în cele prezentate mai jos.

1. INFORMAȚII GENERALE

Total Soft S.A. este o societate cu personalitate juridică română, înregistrată la ORC București cu nr. J23/3370/2016, având cod unic de înregistrare RO 36438401. Adresa de contact a companiei este: Șos. București Nord 10, Global City Business Park, clădirea O21, etajele 6, 7 şi 8, Voluntari, județul Ilfov, România.
În calitate de operator de date cu caracter personal, TotalSoft SA este responsabilă de prelucrarea datelor cu caracter personal ale persoanelor care accesează/utilizează site-urile companiei și va acorda importanța cuvenită protecției datelor dumneavoastră cu caracter personal atunci când accesați site-urile pe care le gestionează.
Site-urile web proprietatea TotalSoft sunt www.totalsoft.ro; www.charisma.ro; careers.totalsoft.ro;  partners.totalsoft.ro.
Site-ul www.totalsoft.ro oferă vizitatorilor săi, prin intermediul secțiunilor și subsecțiunilor sale, informații despre: companie, soluțiile și serviciile oferite, job-urile disponibile în cadrul TotalSoft, portofoliul de clienți ai companiei și referințele acestora, anunțuri și orice alte știri sau informații relevante privind activitatea companiei.
De asemenea, site-ul permite vizitatorilor săi utilizarea unor formulare specifice pentru a contacta un reprezentant al companiei sau pentru a își exprima intenția de a face parte din echipa TotalSoft.
Site-ul  www.charisma.ro  oferă vizitatorilor sau clienților existenți ai TotalSoft, prin intermediul secțiunilor și subsecțiunilor sale, informații despre: soluțiile și serviciile TotalSoft detaliate pe fiecare industrie căreia i se adresează, portofoliul de clienți ai companiei și referințele acestora, partenerii companiei, anunțuri și orice alte știri sau informații relevante privind activitatea TotalSoft.
De asemenea, site-ul permite  vizitatorilor sau clienților existenți ai TotalSoft utilizarea unor formulare specifice pentru a solicita un demo sau pentru a adresa diverse solicitări și/sau reclamații privind soluțiile și serviciile oferite de companie.
Politica de confidențialitate privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal („Politica”) descrie modalitățile în care noi, TotalSoft SA, colectăm și procesăm datele cu caracter personal aduse la cunoștința noastră de către dumneavoastră, în mod voluntar, atunci când utilizați site-urile web proprietatea noastră.
În prezenta politică se regăsesc informații cu privire la: tipurile de date personale ce pot fi colectate prin intermediul site-urilor noastre, modul în care prelucrăm datele cu caracter personal puse la dispoziție de vizitatorii site-urilor noastre, către cine pot fi transmise datele cu caracter personal, precum și drepturile și opțiunile pe care le au persoanele fizice cu privire la protecția datelor lor cu caracter personal. De asemenea, prin această politică descriem măsurile pe care le luăm pentru a asigura securitatea informațiilor și cum ne puteți contacta în legătură cu punerea în practică a protecției datelor și pentru a vă exercita drepturile.

1. CATEGORIILE DE DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE

Așa cum am mai precizat mai sus, un vizitator sau client existent al TotalSoft poate utiliza site-urile noastre fără a fi necesar să dezvăluie către companie date cu caracter personal.
Cu toate acestea, dacă un vizitator sau client existent al TotalSoft dorește să ne contacteze, în anumite situații cum sunt cele prezentate mai jos, este necesar să furnizeze următoarele date:

1. Site-ul www.totalsoft.ro

1. Pentru contactarea și/sau transmiterea de solicitări sau reclamații către TotalSoft privind soluțiile și serviciile oferite de companie, utilizând formularului “Contact” existent în secțiunea de ”Contact”, datele cu caracter personal care vor fi prelucrate sunt: numele și prenumele solicitantului, numărul de telefon și adresa de email, subiectul solicitării și informațiile cuprinse în mesajul transmis în acest sens.

2. Pentru contactarea TotalSoft, cu scopul de a deveni un partener al companiei, prin completarea formularului existent în secțiunea ”Parteneri/Become a Partner” (partner.totalsoft.ro), datele care vor fi prelucrate sunt: numele și prenumele solicitantului, numărul de telefon și adresa de email, funcția deținută în cadrul companiei, denumirea companiei, informațiile cuprinse în mesajul transmis în acest sens.

Este recomandat ca mesajele pe care ni le trimiteți prin formularele precizate la punctele 1 și 2 să nu conțină (alte) date personale în afara celor solicitate prin formularele puse la dispoziție de către compania noastră. În eventualitatea în care acestea sunt necesare ele vor fi solicitate ulterior, când luăm legătura cu dumneavoastră, în vederea soluționării aspectelor pentru care ne-ați contactat.
Orice date cu caracter personal transmise către noi și care nu sunt necesare scopului pentru care au fost dezvăluite vor fi șterse/anonimizate ulterior transmiterii.

1. Pentru a aplica pentru una dintre pozițiile vacante în cadrul companiei noastre și afișate ca atare  pe site-ul nostru, prin completarea formularului existent în secțiunea “Cariere/ Contact” (cariere.totalsoft.ro), datele cu caracter personal care vor fi prelucrate sunt: numele solicitantului, numărul de telefon, precum și cele cuprinse în Curriculum Vitae pe care îl atașați.

Datele personale din CV sau alte informații pe care ni le furnizați în acest context, pot cuprinde, fără a avea caracter exhaustiv, următoarele: nume complet, domiciliu/reședință/adresă de corespondență, adresă e-mail, număr de telefon, fotografie, angajatori anteriori, responsabilități de serviciu, deținerea unui permis de muncă, autorizări și certificări profesionale, reușite profesionale, proiecte anterioare, recomandări, analize ale evoluției și competențelor profesionale, training, detalii legate de performanță și adaptarea la cerințele profesionale, orice alte informații pe care alegeți să ni le puneți la dispoziție (ex. posturile preferate, disponibilitatea pentru relocare, salariul actual, salariul dorit, premii primite sau apartenența la diferite asociații profesionale).
Vom utiliza datele dumneavoastră cu caracter personal în cadrul procesului de recrutare pentru poziția disponibilă pentru care v-ați manifestat interesul, precum și pentru orice alte poziții care se vacantează și pentru care considerăm că sunteți eligibil pe parcursul unei perioade de 2 ani de zile. În acest sens, vom păstra CV-ul dumneavoastră în evidențele TotalSoft, pe o perioadă de 2 ani de zile. După această perioadă CV-ul dumneavoastră va fi sters din evidențele noastre.

1. Site-ul www.charisma.ro

 

1. Pentru contactarea și/sau transmiterea de solicitări sau reclamații către TotalSoft privind soluțiile și serviciile oferite de companie, utilizând formularului “Contact” existent în secțiunea de ”Contact”, datele cu caracter personal care vor fi prelucrate sunt: numele și prenumele solicitantului, numărul de telefon și adresa de email, numele companiei solicitantului, informațiile cuprinse în mesajul transmis în acest sens.

 

1. Pentru contactarea TotalSoft, în vederea începerii unei relații de afacere sau a unei colaborări cu TotalSoft, prin completarea formularului “Solicită demo gratuit!” existent în secțiunile ”Demo”, ”Industrii”, ”Industrii/ Servicii Financiare” , ”Industrii/ Medical”, ”Industrii/ Servicii”, ”Produse”, ”Produse/ Level 1.Core”, ”Produse/ Level 2.Industry Specific”, ”Produse/ Level 3.Extended”, ”Servicii”, ”Servicii/Outsourcing HR & Financiar”, datele care vor fi prelucrate sunt: numele și prenumele solicitantului, numărul de telefon și adresa de email, denumirea companiei, informațiile cuprinse în mesajul transmis în acest sens.

 

1. Pentru contactarea TotalSoft, cu scopul de a deveni un partener al companiei, prin completarea formularului existent în secțiunea ”Parteneri/Become a Partner”, datele care vor fi prelucrate sunt: numele și prenumele solicitantului, numărul de telefon și adresa de email, funcția deținută în cadrul companiei, denumirea companiei, informațiile cuprinse în mesajul transmis în acest sens.

Este recomandat ca mesajele pe care ni le trimiteți prin formularele precizate la punctele 1-3 să nu conțină (alte) date personale în afara celor solicitate prin formularele puse la dispoziție de către compania noastră. În eventualitatea în care acestea sunt necesare ele vor fi solicitate ulterior, când luăm legătura cu dumneavoastră, în vederea soluționării aspectelor pentru care ne-ați contactat.
Orice date cu caracter personal transmise către noi și care nu sunt necesare scopului pentru care au fost dezvăluite vor fi șterse/anonimizate ulterior transmiterii.
Pentru informarea dumneavoastră și în măsura în care TotalSoft consideră că prezintă interes, există posibilitatea ca site-urile care sunt proprietatea companiei să includă și alte linkuri/adrese către website-uri pe care TotalSoft nu le controlează. Aceste website-uri funcționează independent de site-urile noastre și pot avea propriile notificări, declarații sau politici de confidențialitate. Vă recomandăm să analizați politicile privind protecția datelor cu caracter personal înainte de a trimite orice informații personale acestor website-uri. TotalSoft SA nu este responsabilă pentru conținutul website-urilor care nu îi aparțin sau pe care nu le gestionează.
TotalSoft colectează automat anumite informații tehnice despre vizitatorii/utilizatorii site-ului și le stochează în fișierele jurnal sau alte tehnologii asimilate. Acestea sunt date statistice referitoare la acțiunile și tiparele de navigare ale utilizatorilor noștri și nu identifică “direct” o anumită persoană. Aceste date includ: regiunea sau locația geografică de unde calculatorul sau dispozitivul dvs. accesează internetul, tipul de browser, sistemul de operare și alte informații despre vizitarea website-urilor, inclusiv un istoric al paginilor pe care le vizualizați. Aceste informații sunt utilizate pentru o mai bună proiectare a site-urilor noastre în concordanță cu nevoile utilizatorilor. Adresa dumneavoastră IP va fi, de asemenea, utilizată pentru a diagnostica problemele cu serverul nostru, pentru a administra acest site, pentru a analiza tendințele, pentru a urmări navigarea unui utilizator pe site, pentru a colecta informații demografice și pentru a ne ajuta să înțelegem preferințele vizitatorilor și nevoile acestora.
 Site-urile care se află în proprietatea Totalsoft utilizează, de asemenea, cookie-uri şi alte tehnologii similare. Acestea ne ajută să îmbunătățim site-urile pe care le gestionăm și să oferim un conținut mai bun și mai personalizat. Pentru mai multe informații despre utilizarea cookie-urilor pe site, vă rugăm să consultați Politica de administrare a modulelor cookie disponibilă pe website-urile noastre.

1. SCOPURILE ȘI TEMEIUL JURIDIC AL PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Informațiile pe care ni le furnizați sunt tratate cu maximă confidențialitate și exclusiv în scopurile pentru care au fost colectate.
TotalSoft prelucrează prin intermediul site-urilor date cu caracter personal pentru realizarea următoarelor scopuri:

1. Soluționarea solicitărilor și reclamațiilor primite de la vizitatori și/sau clienții TotalSoft;

2. Gestionarea relației cu utilizatorii/ vizitatorii, respectiv suportul oferit acestora prin intermediul formularelor de contact existente în diverse secțiuni din cadrul site-urilor;

3. Îmbunătățirea experienței de navigare oferite pe site;

4. Pentru protejarea împotriva fraudei și a altor activități ilegale;

TotalSoft procesează date cu caracter personal în scopurile de mai sus în interesul său legitim de a administra relația cu vizitatorii și/sau clienții săi care accesează site-urile, de a evita fraudele și activitățile ilegale și de a asigura funcționalitatea generală a site-urilor, conform prevederilor art. 6, alin. 1, lit. f) din Regulamentul (UE) 2016/679.

1. Înregistrarea și procesarea candidaturii aplicanților pentru job-urile disponibile afișate pe site-ul companiei.

TotalSoft procesează date cu caracter personal în scopurile de mai sus în interesul său legitim de a își asigura forța de muncă necesară desfășurării activității.
 

1. DURATA PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

TotalSoft prelucrează datele cu caracter personal doar pe perioada necesară pentru îndeplinirea scopurilor de prelucrare mai sus menționate, cu respectarea în același timp a cerințelor legale în vigoare și a interesului de protejare a drepturilor persoanelor vizate.
Mai precis, nu păstrăm datele dvs. personale mai mult decât este necesar, ci numai o perioadă suficient de lungă pentru a îndeplini scopul în care le-am colectat conform prevederilor legale aplicabile. De îndată ce nu mai avem nevoie de ele, inițiem acțiuni de ștergere sau distrugere a acestora, cu excepția cazului în care legislația ne impune să le păstrăm o perioadă mai lungă de timp.
Cu excepția cazului în care nu este menționat altfel în acest document, în conformitate cu prevederile codului civil privind instituția juridică a prescripției, datele cu caracter personal colectate sunt arhivate/păstrate de TotalSoft pe o perioadă de 3 ani.

1. TRANSMITEREA/DEZVĂLUIREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Datele cu caracter personal colectate sunt dezvăluite numai persoanelor autorizate, conform procedurilor tehnice și organizatorice asumate și stabilite de TotalSoft, acestea fiind unele adecvate și necesare pentru păstrarea confidențialității datelor personale, de protejare împotriva distrugerilor accidentale sau ilegale, pierderii, dezvăluirii sau accesului neautorizat, conform legii.
Pentru îndeplinirea scopurilor de prelucrare, TotalSoft poate dezvălui indirect datele dumneavoastră cu caracter personal către parteneri, către terțe persoane sau entități care sprijină desfășurarea activității companiei prin intermediul site-urilor, firme de audit, consultanți, reselleri, acționari sau alte companii din grupul Logo din care face parte TotalSoft ori în măsura în care suntem obligați să facem acest lucru prin lege, la solicitarea organelor fiscale sau a altor autorități competente de control.
Datele cu caracter personal pot fi transferate în state din afara Uniunii Europene. În cazul în care este luat în considerare un transfer în afara Uniunii Europene, ne vom asigura că se va face într-o ţară care beneficiază de o decizie adecvată emisă de Comisia Europeană sau, alternativ, pe baza unor clauze contractuale standard aprobate.
Datele cu caracter personal colectate de fisierele Cookie nu sunt transferate în mod direct de Total Soft SA în afara Zonei Economice Europene. Dar anumiți colaboratori sau furnizori (ex: Google Ireland Limited, Facebook Ireland Limited etc) pot transfera în afara Zonei Economice Europene date pe care le colectează în mod direct prin intermediul Cookie-urilor din website-urile pe care activeaza Total Soft SA.

1. DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ PRIVIND PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Potrivit Regulamentului general privind protecția datelor, în calitate de persoană vizată beneficiați de următoarele drepturi:

• Dreptul de informare: dreptul de a primi informații cu privire la activitățile de prelucrare a datelor cu caracter personal efectuate de către TotalSoft;

• Dreptul de acces: dreptul de a obține de la TotalSoft o confirmare cu privire la prelucrarea sau nu a datelor dumneavoastră personale, precum și informații cu privire la modul în care aceste date sunt prelucrate;

• Dreptul la rectificare: dreptul să cereți și TotalSoft să corecteze atunci când datele dumneavoastră aflate în posesia noastră și prelucrate de către noi sunt incomplete, inexacte ori s-au modificat de la data colectării;

• Dreptul la ștergerea datelor ("dreptul de a fi uitat"): dreptul să cereți și TotalSoft să șteargă datele dumneavoastră personale dacă nu mai este necesar pentru TotalSoft să le păstreze sau să le utilizeze sau dacă datele au fost prelucrate ilegal;

• Dreptul la restricționarea prelucrării: dreptul să cereți și TotalSoft să restricționeze prelucrarea datelor dumneavoastră atunci când considerați că acestea sunt inexacte, considerați că prelucrarea datelor dumneavoastră nu este legală sau doriți să păstrăm datele dumneavoastră personale peste perioada de retenție minim necesară TotalSoft;

• Dreptul la portabilitatea datelor: dreptul de a primi datele colectate de noi de la dumneavoastră și prelucrate automat, în urma consimțământului dumneavoastră, într-un format structurat ușor de utilizat sau să vă transmitem datele către un alt operator de date personale, dacă acest lucru este posibil tehnic;

• Dreptul la opoziție: dreptul de a vă opune prelucrării datelor în temeiul interesului legitim al TotalSoft atunci când considerați că această prelucrare vă aduce prejudicii intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoastră sau atunci când prelucrarea datelor dumneavoastră are drept scop marketingul direct;

• Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri: dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automata, fără intervenție umană, inclusiv crearea de profiluri, și care să producă efecte cu privire la interesele, drepturile și libertățile dumneavoastră;

• Dreptul să vă adresați printr-o plângere Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) în situația în care considerați că datele dumneavoastră nu au fost prelucrate în conformitate cu prevederile legale.

Pentru mai multe detalii cu privire la activitățile de prelucrare efectuate de către TotalSoft, precum si cu privire la drepturile de care beneficiați în acest context, vă rugăm să trimiteți o cerere către: dpo@totalsoft.ro .

1. CUM PROTEJĂM DATELE DUMNEAVOASTRĂ CU CARACTER PERSONAL

TotalSoft pune în aplicare măsuri de siguranță administrative, tehnice, organizatorice și fizice pentru a proteja datele dumneavoastră cu caracter personal împotriva distrugerii accidentale, ilegale sau neautorizate, pierderii, alterării, accesării, comunicării sau utilizării în alte scopuri, dintre care enumerăm:

• Actualizăm și testăm tehnologia noastră de securitate în mod continuu. Paginile noastre de internet și sistemele IT conexe sunt protejate împotriva accesului, modificării sau transmiterii datelor dumneavoastră de către/ către terți neautorizați cât și împotriva pierderii și distrugerii acestora;

• Restricționăm accesul la datele dumneavoastră personale doar acelor angajați care trebuie să cunoască acele informații pentru a vă oferi servicii;

• Instruim angajații noștri cu privire la importanța confidențialității în vederea menținerii confidențialității și securității informațiilor dumneavoastră.

1. ACTUALIZAREA POLITICII NOASTRE

Conținutul acestei Politici poate fi actualizat periodic, prin republicarea versiunii revizuite în pagina pe care o vizualizați la acest moment. Versiunea revizuită intră în vigoare la data publicării pe website.
Responsabilitatea de a verifica conținutul acestei pagini pentru a fi la curent cu cea mai recentă versiune a acestui document vă revine în totalitate.

1. CUM NE PUTEȚI CONTACTA

Dacă aveți întrebări sau comentarii despre prezenta Politică de confidențialitate, dacă doriți să vă exercitați drepturile sau să actualizăm datele cu caracter personal pe care le deținem despre dumneavoastră, vă rugăm să ne scrieți la următoarea adresa: Şos. București Nord 10, Global City Business Park, clădirea O21, etajele 6, 7 şi 8, Voluntari, județul Ilfov sau prin e-mail la următoarea adresă: dpo@totalsoft.ro.